[Soal dan Jawaban] Pengorganisasian Pesan Bisnis

1. Kenapa pesan bisnis perlu diorganisasikan dengan baik ?

Jawab :

Pesan bisnisperlu diorganisasikan dengan baik agar pesan yang ingin disampaikan mudah dipahami. Selain itu, pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan beberapa manfaat, yaitu (1) membantu audiens memahami pesan, (2) membantu audiens menerima pesan, (3) menghemat waktu audiens, (4) menyederhanakan tugas komunikasi.

Klik Disini Untuk Membaca Dalam Bentuk MS.WORD

2. Sebutkan ciri-ciri pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik !

Jawab :

1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)

2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis.

3. Informasi penting terlupakan.

4. Pengelompokkan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis.

3. Jelaskan langkah-langkah pengorganisasian pesan yang baik !

Jawab :

1. Menetapkan ide/gagasan pokok : Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Ada tiga teknik menentukan ide pokok, yaitu brainstorming, minta petunjuk atasan dan mengulang kebiasaan.

2. Mengelompokkan ide/gagasan : Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.

3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan : Terdapat 2 pola pendekatan yang dapat digunakan, yaitu

a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach) : merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti.

b. Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach) : pola pendekatan ini, argumentasi atau bukti pendukung disajikan di bagian awal diikuti ide pokok.

4. Sebutkan dan jelaskan dua pola atau pendekatan dalam menyusun urutan ide/gagasan !

Jawab :

a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach) : merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti.

b. Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach) : pola pendekatan ini, argumentasi atau bukti pendukung disajikan di bagian awal diikuti ide pokok.

Baca Juga :
Makalah Sumber-Sumber Dana Bank
Makalah Uang
Makalah Ruang Lingkup Lembaga Keuangan
Soal dan Jawaban Ruang Lingkup Lembaga Keuangan

5. Jelaskan empat bentuk organisasi pesan berdasarkan reaksi audiens !

Jawab :

1. Direct request : Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampainnya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan rutin, good news atau goodwill : Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Goodnews atau goodwill adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Pesan-pesanitu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3. Bad news : Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Pesan itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dengan bahasa halus dan tidak ditempatkan di bagian awal.

4. Pesan persuasif : Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima bereaksi negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

6. Apa yang dimaksud dengan gaya dan nada pesan ?

Jawab :

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

7. Jelaskan karakteristik komunikasi bisnis tertulis yang efektif menurut Quible !

Jawab :

1. Courtesy (sopan santun) : Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata berkonotasi positif, gender neutral (tidak membedakan jenis kelamin), dan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.

2.Correctness (tepat/benar) : Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.

3.Conciseness (ringkas) : Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak perlu. Penggunaan kaliat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami.

4. Clarity atau Clearness (jelas) : Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (coherence).

5. Concreteness (tepat) : Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

6. Completeness (lengkap) : Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya gagalnya penjualan, rugi waktu, pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan)

8. Bagaimana cara meningkatkan kredibilitas sebagai komunikator ?

Jawab :

Kredibilitas bisa ditentukan dari interaksi yang selama ini telah terjadi. Namun bila belum saling mengenal, informasi mengenai krebilitas komunikator bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman terhadap situasi dan penggunaan kata yang menggambarkan rasa percaya diri dapat meningkatkan kredibilitas komunikator.

Baca Juga :
Makalah Manajemen Perbankan Syariah
Makalah Manajemen GAP dan SPREAD
Makalah Merger dan Akuisisi
Makalah Kepemimpinan

9. Sebutkan teknik umum yang dapat dipergunakan untuk mengembangkan paragraf !

Jawab :

1. Ilustrasi : mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras : mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3. Sebab akibat : mengembangkan paragraf dengan teknik sebab akibat dan memusatkan uraian pada alasan mengenai sesuatu.

4. Klasifikasi : mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian : mengembangkan dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

10. Buatlah satu contoh paragraf pendek untuk setiap teknik pengembangan paragraf !

Jawab :

Ibu Rika yth

                Menunjuk surat permintaan dan penawaran harga dengan nomor 056/UM/XII/2004 tanggal 30 April 2014, bersama ini kami informasikan harga dan spesifikasi komputer notebook berbagai merek sesuai rincian terlampir.

                Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman, dan pemasangan serta garansi hardware selama satu tahun sejak pemesanan.

                Demikian surat penunjukan ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Steven

loading...