Bab 8. Korespondensi Dalam Bisnis
1. Apa yang dimaksud dengan korespondensi ?
Jawab :
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait dalam bisnis, biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat.
Klik Disini Untuk Membaca Dalam Bentuk MS.WORD
2. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis ?
Jawab :
1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal.
3. Sebutkan pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi !
Jawab :
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat.
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
Baca Juga :
Soal dan Jawaban Bank Syariah
Soal dan Jawaban Pasar Uang dan Pasar Valuta Asing
Soal dan Jawaban Pasar Modal
Soal dan Jawaban Anjak Piutang (Factoring)
4. Jelaskan fungsi surat !
Jawab :
Sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi sebagai berikut :
1. Tanda bukti tertulisa yang otentik : Surat merupakan “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat nikah.
2. Alat pengingat : Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila dibutuhkan.
3. Dokumen historis : Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberi gambaran kejadian masa lalu. Misalnya, supersemar.
4. Pedoman kerja : Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah dan surat kuasa.
5. Jaminan keamanan : Surat mampu memberikan jaminan keamanan pada sesorang. Misalnya, surat keterangan jalan.
6. Utusan atau duta organisasi: Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan citra dan kondisi organisasi tersebut.
7. Dasar penilaian dan keputusan: Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi.
8. Sebagai barometer kegiatan organisasi : Intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain : kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat.
5. Sebutkan bagian-bagian surat dan masing-masing kegunaannya !
Jawab :
1. Kepala surat atau kop surat
Guna kepala surat :
a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambang atau simbol organisasi
d. Sebagai alat promosi
2. Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu membalas surat dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima.
3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Guna nomor surat :
a. Memudahkan pencarian surat bila diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat
c. Mempermudah menyimpan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat
4. Nama dan alamat yang dituju
Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika disebut jabatannya, maka sebutan tidak perlu.
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat)
6. Isi surat
Merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang ingin disampaikan
7. Salam penutup dan paragraf penutup
8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
Tanda tangan berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat. Nama jelas berguna untuk mengetahui siapa yang mendatangani. Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat.
9. Tembusan/tindasan atau C.C (Carbon Copy)
Diperlukan apabila surat dikirimkan kepada pihak lain yang berhubungan teknis
10. Inisial
Inisial dipakai untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik sehingga mudah dihubungi bila ada kekeliruan.
6. Sebutkan jenis-jenis surat berdasarkan golongannya !
Jawab :
1. Menurut isi dan pengirimnya :
a. Surat resmi (Dinas pemerintah) b. Surat Niaga atau surat bisnis c. Surat pribadi
2. Menurut maksud dan tujuannya :
a. Surat pemberitahuan i. Surat Penawaran
b. Surat Keputusan j. Surat Pesanan
c. Surat Perintah k. Surat Laporan
d. Surat edaran l. Surat Pengantar
e. Surat Peringatan m. Surat Lamaran Pekerjaan
f. Surat Panggilan n. Surat Penegasan
g. Surat Permintaan atau Permohonan o. Surat penuntutan (klaim)
h. Surat Perjanjian
3. Menurut Wujud/Bentuknya :
a. Surat bersampul e. Radiogram
b. Memorandum atau nota f. Faksimili
c. Telegram g. Kartu pos
d. Telex h. Wesel/warkat pos
4. Menurut Jaminan Keamanan :
a. Surat Sangat Rahasia c. Confidential (terbatas)
b. Surat rahasia d. Surat Biasa
5. Menurut urgensianya :
a. Surat Kilat Khusus b. Surat Kilat (amat segera) c. Surat Biasa
6. Menurut Alirannya :
a. Surat Keluar b. Surat Masuk
7. Menurut Kegunannya :
a. Surat Konsep b. Surat Asli c. Surat Tembusan d. Surat Petikan
8. Menurut Nilai Isinya :
a. Surat Rutin b. Surat Tidak Rutin
9. Menurut Sifatnya :
a. Surat yang bersifat mengatur b. Surat yang bersifat tidak mengatur
7. Sebutkan bentuk-bentuk surat dan buat contoh surat untuk masing-masing bentuk surat tersebut !
Jawab :
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented stlye)
5. Bentuk paragrag menggantung (hanging paragraph style)
loading...
No comments:
Post a Comment